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El presupuesto como herramienta de gestión nanciera para la toma de
decisiones en el Instituto Superior Universitario Almirante Illingworth
Budget as a nancial management tool for decision-making at Almirante Illingworth Higher
University Institute
Lourdes Runa Parra Trelles
1
0000-0001-9571-9170 lparra@aitec.edu.ec
Judith Lissette Navarrete Morán
2
0000-0003-4437-0188 jnavarrete@aitec.edu.ec
1,2
Instituto Superior Universitario Almirante Illingworth, Ecuador
Código Clasicación JEL: G11, M10, M21, M41
Recepción: 2023-06-08 /Aceptación: 2023-08-24 / Publicación: 2023-09-05
Citación/como citar este artículo: Parra, L. Navarrete, J. (2023). El presupuesto como herramienta de gestión
nanciera para la toma de decisiones en el Instituto Superior Universitario Almirante Illingworth. ECA
Sinergia, 14(3), 105-113. https://doi.org/10.33936/ecasinergia.v14i3.5852
Revista ECA Sinergia
ISSN-e: 2528-7869
https://www.revistas.utm.edu.ec/index.php/ECASinergia
Vol. 14 Núm. 3 (105-113) Septiembre-Diciembre 2023
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RESUMEN
El presente trabajo tiene por objetivo analizar el cumplimiento presupuestario año 2022, mediante técnicas
nancieras para la toma de decisiones estratégicas en el Instituto Superior Universitario Almirante Illingworth.
En este estudio de carácter descriptivo con enfoque cualitativo, se analizó el cumplimiento del presupuesto
institucional como un instrumento de gestión para la toma de decisiones en el instituto mediante el análisis
de las variaciones y el indicador de rentabilidad, basado en la proyección y ejecución presupuestaria del año
2022. Se recurrió a la principal fuente de información como lo es el presupuesto institucional aprobado por
el Órgano Colegiado Superior proyectado y ejecutado. Los principales resultados revelan que el presupuesto
se cumplió parcialmente debido a factores externos por los que atraviesa el país, sin embargo, aportó con
información nanciera para la toma de decisiones, permitiendo mantenerse y cumpliendo con los objetivos del
periodo, además, el adecuado seguimiento y el control permitió identicar la necesidad de asignar costos por
carreras académicas para conocer el rendimiento y rentabilidad de cada una de ellas, por lo que se concluye
que el presupuesto constituye una herramienta de gestión que porporciona información nanciera y económica
para la toma de decisiones institucionales.
Palabras clave: Decisiones estratégicas, desviaciones presupuestarias, ingresos y gastos operacionales.
ABSTRACT
The objective of the research is to analyze the budgetary compliance 2022, through nancial techniques for
strategic decision making at the Higher University Institute Almirante Illingworth. In this descriptive study
with a qualitative approach, compliance with the institutional budget was analyzed as a management tool for
decision-making in the Institute through the analysis of variations and the protability indicator, based on the
projection and budget execution in 2022. The main source of information was used, such as the institutional
budget approved by the Highest Governance Body projected and executed. The main results reveal that the
budget was partially met due to external factors that the country is going through, however, it provided nancial
information for decision-making, allowing it to maintain and meet the objectives of the period, in addition,
adequate monitoring and control allowed to identify the need to assign costs by academic careers to know the
performance and protability of each of them, so it is concluded that the budget is a management tool that
provides nancial and economic information for institutional decision making.
Keywords: Strategic decisions, budget deviations, income and operating expenses.
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INTRODUCCIÓN
Según datos de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros (2023) en el Ecuador actualmente existen 138.521 empresas,
que representan un incremento del 16% en relación al año 2021 en los diferentes sectores de la producción: servicios, comercial,
industrial y construcción; ante este crecimiento las organizaciones se enfrentan a nuevos retos para mantenerse en un mercado
cambiante y a la vez exigente, por lo que requieren de profesionales con habilidades y competencias que aseguren la supervivencia
empresarial en un sistema competitivo.
El número de Instituciones de Educación Superior (IES) también ha crecido, un estudio basado en la información reportada al
Sistema Nacional de Información de Educación Superior del Ecuador reveló la creación de 184 Institutos Superiores Técnicos
y Tecnológicos (ISTT) entre los años de 1979 al 2007, de los cuales el 50% son autonanciados, el 46.74% de carácter público
y la diferencia declarados como conanciados (CEAACES, 2016); instituciones encargadas de preparar a los profesionales que
respondan a las necesidades de las empresas. La Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación (SENESCYT,
2022) expone en su informe técnico sobre concentración académica que en el segundo semestre del año 2021 hay declarados 253
Institutos Superiores Técnicos y Tecnológicos en el sistema nacional.
El Informe nal de la Evaluación del Entorno de Aprendizaje de los Institutos Superiores Técnicos y Tecnológico elaborado en
el año 2016 por el Consejo de Evaluación, Acreditación y Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior (CEAACES)
producto de la Evaluación Externa iniciada en el 2014 expone que el indicador Rendición de Cuentas evaluó la forma como las
autoridades de los ISTT informan sobre el cumplimiento de sus objetivos planicados con su respectiva ejecución presupuestaria.
Entre un total de 245 institutos que fueron sujetos de la evaluación en mención, se alcanzó un resultado promedio de 0,005438 lo que
representa el 29,90% del valor referencial asignado a este indicador en el modelo, deduciendo que no se presentaron las evidencias
necesarias sobre la planicación institucional y su respectiva ejecución presupuestaria.
Las organizaciones con o sin nes de lucro deben tomar decisiones nancieras u operativas efectivas para lo cual requieren de datos
de su actividad económica; sin embargo, según Gallegos (2021) menciona que las empresas toman decisiones de forma emocional y
no de forma técnica, lo que les lleva a fracasar en los primeros 3 años, esto es debido a que desconocen sus ingresos, la distribución
de los gastos/costos, no pueden visualizarse al futuro ni establecerse metas nancieras a corto y largo plazo; este escenario de
incertidumbre es el eje principal del desconocimiento sobre lo que puede llegar a suceder en el futuro respecto a las consecuencias
de una decisión por la carencia de datos previos.
Las IES al igual que otras organizaciones también se enfrentan a la toma de decisiones para lograr los objetivos estratégicos; por eso,
deben conocer y asignar sus recursos priorizando las necesidades y la disponibilidad de los mismos, tales como la creación de nuevos
programas/carreras académicas que cubran la demanda de profesionales capaces de responder a las necesidades de las empresas,
contratación de personal altamente calicado, adquisición de infraestructura tecnológica para la enseñanza, la investigación, la
gestión administrativa, entre otras; estas decisiones son principales para cumplir con el plan estratégico institucional.
En consecuencia, para que la toma de decisiones sea eciente y estratégica se requiere contar con instrumentos de la gestión
nanciera como el presupuesto; el cual se dene como una herramienta “de planeación que permite, de cierta forma, anticiparse a los
hechos que ocurrirán para poder contrarrestar los efectos negativos y aprovechar los positivos de los entornos externos e internos”
(Díaz Cruz et al., 2016). Además, para el cumplimiento del presupuesto es necesario el seguimiento en tiempo real y de ser el caso,
hacer los ajustes para reducir costos/gastos y mejorar la eciencia de los recursos.
Dentro del marco de la gestión empresarial, las pequeñas, medianas o grandes organizaciones, sean de carácter público, privado
o mixto, emplean los presupuestos como una herramienta de planeación y control nanciero, que aporta a la toma de decisiones.
Al respecto, las IES tienen la libertad para elaborar, aprobar y ejecutar el presupuesto institucional como parte del ejercicio de
su autonomía responsable siendo el Órgano Colegiado Superior (OCS) el ente encargado en las IES particulares de aprobar el
presupuesto (Asamblea Nacional del Ecuador, 2018).
El artículo 36 de la Ley Orgánica de Educación Superior (LOES) maniesta que las IES “asignarán de manera obligatoria en sus
presupuestos partidas para ejecutar proyectos de investigación, adquirir infraestructura tecnológica, publicar textos pertinentes a
las necesidades ecuatorianas en revistas indexadas, otorgar becas doctorales a sus profesores titulares y pago de patentes” teniendo
en cuenta que las IES no tienen nes de lucro, sus excedentes serán destinados al incremento del patrimonio institucional (2022).
Haciendo alusión al patrimonio y nanciamento de las IES, sus ingresos son producto de las matrículas, derechos y aranceles
establecidas en la Constitución y la LOES, se menciona que deben lograr sostenibilidad nanciera de las cohortes aperturadas
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considerando tasas de deserción, otorgamiento de becas y ayudas económicas, nanciamiento de proyectos académicos,
investigativos, infraestructura, capacitación al personal y otros que conlleven a promover la calidad de la educación (Consejo de
Educación Superior, 2022).
Gestión nanciera
La gestión nanciera es la base para el desarrollo de los procesos organizacionales y resulta de gran ayuda al momento de tomar
decisiones, bien sea al momento de generar nuevos ingresos así como para hacer frente a las obligaciones nancieras, esfuerzos que
según Cevallos y otros (2022) van encaminados a “maximizar el valor de la empresa”.
A lo expuesto, Montaño y otros agregan que la gestión nanciera precisa la conjunción de tres factores necesarios “la elaboración
rigurosa de los presupuestos, la eciencia en la ejecución y la correcta determinación de las magnitudes económicas del presupuesto
que inciden en dicha gestión” (2020) de esta manera se logra establecer una articulación de la planicación, utilización y control de
los recursos nancieros que cuentan una organización para lograr sus objetivos adaptados a las necesidades de la sociedad.
El buen desempeño de una organización depende en gran medida de la gestión nanciera, si bien es cierto, la gestión nanciera
no forma parte de las funciones sustantivas de las Instituciones de Educación Superior, guarda una relación directa para alcanzar
resultados positivos en las actividades que se realicen. Ricardo Herrera y otros maniestan que “para lograr la pertinencia e impacto
universitario que la sociedad demanda se requiere del funcionamiento estable de esta como tal, lo cual está evidentemente relacionado
con la gestión económico-nanciera” (2019).
En las IES el proceso de planicación y control nanciero es una tarea que requiere esfuerzos, puesto que se debe equilibrar las
fuentes de ingresos, que están determinadas por la Constitución y LOES, con los gastos que cada vez son más demandantes para
garantizar una educación de calidad, exponiendo resultados mediante indicadores de liquidez, solvencia y resultados operacionales
(Rodríguez et al., 2017).
Presupuesto
Alva maniesta que el presupuesto “permite planicar, controlar y proyectar el ujo de recursos que la empresa emplea y distribuye
en sus distintas actividades” en un periodo determinado que generalmente es un año (2019, pág. 699), Bernal (2022) agrega que el
presupuesto se asigna a un plan de acción según los objetivos organizacionales establecidos previamente. Se le designa también como
una “herramienta administrativa dinámica que debe adaptarse a las necesidades, capitales y tamaño de la empresa, permitiéndole
subsistir en condiciones de crisis económicas” (Parra y La Madriz, 2017).
De acuerdo con lo expuesto, el presupuesto se convierte en una herramienta que integra y organiza los recursos disponibles en
una organización para un tiempo determinado, ayuda a prever los ingresos y gastos que permitirán el desarrollo de las operaciones
necesarias para lograr las metas organizacionales, lo cual también tiene lugar en las Instituciones de Educación Superior, quienes
dentro de su autonomía responsable cuentan con la libertad de elaborar, ejecutar y controlar su presupuesto institucional.
Metodologías Presupuestaria
Hoy dos enfoques principales para jar el presupuesto: presupuesto de base cero y presupuesto incremental. El presupuesto base
cero se hace de nuevo sin referencia a ejercicios anteriores, implica que cada elemento que se incorpora al presupuesto es revisado
con detalle y debe ser justicado. Presupuesto incremental se basa en el año anterior teniendo en cuenta cambios como la inación
que podrían tener un impacto en los nuevos cálculos (Penguin Randon House, 2020).
Toma de decisiones
La toma de decisiones hace referencia a la “capacidad cognitiva para elegir; lo que involucra: análisis, categorización, juicios
probabilísticos, construcción de alternativas y decisión” (González et al., 2019). Izar citado por Huacchillo Pardo y otros (2020)
menciona que la toma de decisiones nancieras requiere un conjunto de acciones que involucra el análisis de la situación nanciera,
la valoración de alternativas y ejecución de decisiones para alcanzar los objetivos con las fuentes de nanciamiento necesarias.
Dentro de las organizaciones, todas las decisiones que tomen los directivos tienen repercusiones nancieras en menor o mayor
medida.
Los presupuestos proporcionan elementos necesarios para tomar decisiones y son los directivos de las organizaciones los llamados a
realizar un análisis profundo de la situación, a través de la comparación de información de periodos anteriores o de la competencia.
Santillán Yuqui y otros exponen que “las decisiones basadas en los presupuestos pueden estar relacionadas con la jación de precios
de los productos o la creación de nuevos bienes y servicios para lograr el cumplimiento de objetivos” (2020, pág. 594).
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Por lo expuesto, el objetivo del presente trabajo es analizar el cumplimiento presupuestario 2022 mediante técnicas nancieras que
aporten a la toma de decisiones estratégicas del Instituto Superior Universitario Almirante Illingworth-AITEC; la cual es una entidad
educativa de nivel superior que tiene 28 años de vida institucional y adquirió la condicción de Universitario en el año 2022; oferta
carreras de Tecnología Superior y Tecnología Superior Universitaria en modalidad híbrida y en línea; su modelo educativo se basa
en el proceso de enseñanza y aprendizaje constructivo en donde el estudiante asume un papel activo y comprometido, desarrollando
capacidades de investigación y aprendizaje por cuenta propia.
METODOLOGÍA
El tipo de esta investigación se caracterizó por ser documental, debido a que se realizó una revisión sistemática de literatura de
los últimos años relacionada con el tema tratado, para lo cual se consultó diversos sistemas de información cientíca, páginas
web ociales e informes de entes gubernamentales, así como, libros digitales disponibles en bibliotecas virtuales. El principal
instrumento fue el presupuesto proyectado y ejecutado de AITEC correspondiente al periodo 2022, su revisión se realizó en función
al cumplimiento de lo proyectado en los ingresos, costos/gastos y su afectación en la toma de decisiones estratégicas.
El alcance de la investigación fue de carácter descriptiva con enfoque cualitativo porque relata los hechos, sucesos que determinan
el nivel de cumplimiento de la proyección de los ingresos así como de los costos/gastos a partir de la revisión del presupuesto
presentado en diciembre 2021 ante el OCS del AITEC, en contraste con lo ejecutado durante el periodo 2022.
Para analizar los resultados reales frente a los proyectados se empleó dos técnicas nancieras partiendo del análisis de variaciones, la
cual es una técnica que se aplica como seguimiento del cumplimiento que según (Muñiz, 2009) “es necesario para tener un control
presupuestario ecaz, medir la capacidad de respuesta de cada responsable, para conseguir minimizar el impacto de las desviaciones
y afrontar los cambios futuros”. Se procedió a obtener las desviaciones en valor absoluto y porcentual, que son las diferencias entre
los datos previstos y los datos reales del presupuesto año 2022; para distinguir el origen de las principales causas de las desviaciones.
Otra de las técnicas nancieras empleadas para el análisis es de ratios nancieros “que se usan para evaluar la situación nanciera
de una empresa e identicar aquellas áreas que puedan ser problemáticas y afectar las perspectivas futuras” (Penguin Randon
House, 2020). Por lo expuesto, se aplicó los principales indicadores para evaluar rentabilidad en la información prevista y real de
AITEC, de tal manera que con la información obtenida se ayude a monitorear la ejecución, permitiendo tomar acciones preventivas
e inmediatas para alcanzar los resultados esperados.
RESULTADOS
En la revisión documental se constató que en la elaboración del presupuesto participaron todos los directivos de las áreas de
la institución, después fue presentado al OCS quienes analizaron y aprobaron para su ejecución, la metodología utilizada para
presupuestar los ingresos/gastos es la basada en el histórico, es decir, se revisaron los ingresos de años anteriores, expectativas de
crecimiento y cambios del entorno económico; sin embargo, para el periodo 2022 el país aún experimenta las consecuencias por
la afectación del Covid-19 en el sector empresarial, lo que ha generado una incertidumbre económica y nanciera; motivo que ha
llevado en primera instancia a restructurar el presuspuesto prestando al OCS en el mes de junio de 2022.
En el periodo 2022 se planicó dos semestres, se mantuvieron los valores de cada uno de los rubros de los ingresos operacionales,
estos provienen del cobro de una matrícula por semestre; cinco cuotas; curso de nivelación en el caso de los estudiantes del primer
nivel, y por último otros servicios académicos que corresponden a especies valoradas y/o certicaciones, homologaciones, etc.
Figura 1: Ingresos Presupuestados versus Reales
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En este rubro se obtuvo una desviación desfavorable del 15%, lo que conllevó a analizar las posibles causas; los estudiantes se
enfrentaron a dicultades económicas, debido a la reducción de personal en las empresas como medida de salvación económica, se
quedaron sin trabajo y muchos de ellos son el sustento de sus hogares. Otra causa identicada es por problemas de salud o algún
pariente enfermo que requiere de atención. Otro factor no menos importante, es la incertidumbre de regresar a la presencialidad y el
Covid-19 que aún afectaba algunas familias. Con respecto, a los ingresos no operacionales hay una variación negativa del 22% de
igual manera se ve afectada por la situación económica debido al Covid-19.
Es importante destacar que el presupuesto proporcionó información oportuna, que permitió tomar decisiones y realizar los ajustes
a medida que se dieron estas variaciones, en la partida de los gastos operacionales el OCS tomó algunas decisiones, amparándose
en el Acuerdo Ministerial N°MDT-2020-077 que permite al sector privado la reducción, modicación o suspensión emergente de la
jornada laboral, por lo que se mantienen los contratos de reducción de sueldos; por otra parte, se revisó otros rubros generales con los
promotores en los que se obtuvo una respuesta favorable, también se ajustaron los destinados al área de vinculación e investigación,
entre otros.
Para un mejor análisis se clasican los gastos operacionales en gastos jos y variables, se determinan las desviaciones en valores
absolutos y el porcentaje.
Figura 2: Gastos operacionales presupuestados & reales y la desviación.
La variación de los gastos tanto jos como variables es positiva ya que está entre el rango de 1% al 5% esto debido a la optimización
de los recursos y las medidas adoptadas por el OCS, en mantener los gastos esenciales para las operaciones de la institución.
Para determinar el grado de consecución del cumplimiento del presupuesto, se graca los 4 puntos que componen la estructura del
presupuesto.
Figura 3: Cumplimiento del presupuesto 2022 de AITEC
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Una vez evaluado el cumplimiento del presupuesto de AITEC como herramienta de la gestión nanciera para la toma de decisiones,
se evidencia que se ha ejecutado satisfactoriamente en un 85%, por otra parte, las desviaciones representan un 15% siendo estas el
rubro de la pérdida contable, a pesar del décit, el ujo de caja disponible permitió cumplir oportunamente con las obligaciones al
ente regulador, proveedores, y personal tanto académico como administrativo.
Resultados de rentabilidad
Todas las organizaciones se centran en la capacidad que tiene de generar excedentes para cubrir sus gastos jos, por eso, la razón
del margen de ganancias mide la eciencia de cómo la empresa ha generado utilidades después de deducir los costos/gastos
operacionales; el indicador es:
Razón del Margen de utilidad= Utilidad / ventas
El resultado indica cuánto de cada dólar de ingresos se convierten en ganancias después de cubrir los gastos, mientras más alta es
la tasa mayor es la rentabilidad; en el presupuesto 2022 se proyecta obtener una rentabilidad del 1%; no obstante, en el estado de
resultados real no se logra dicho porcentaje; debido a que los ingresos reales no alcanzaron a los previstos, muy a parte de los ajustes
realizados a los gastos operacionales.
DISCUSIÓN
Se revisa los puntos relevantes, en efecto, el presupuesto constituye una herramienta de la gestión nanciera ya que permite planicar
los recursos disponibles de acuerdo con la capacidad económica, de tal manera, reduciendo los riesgos y apoyando a la toma de
decisiones. Una vez con el presupuesto, para su cumplimiento se requiere de un seguimiento continuo en donde se compare lo
previsto con lo real para identicar las razones de las posibles desviaciones positivas o negativas, esto permite tomar decisiones
informadas y realizar los ajustes en la medida de los cambios del entorno.
Los autores del presente trabajo coinciden en qué independientemente del tipo de empresa o sector económico al que pertenezcan,
deben contar con un presupuesto como herramienta de planicación, control y toma de decisiones nancieras; pero es esencial
reconocer el seguimiento continuo de la ejecución del mismo, identicando las posibles desviaciones para que esté se convierta
en una herramienta de control; además, es importante involucrar a los departamentos y directivos para la elaboración y ejecución.
En AITEC durante el periodo 2022, el presupuesto se constituyó en la principal herramienta para la toma de decisiones, a pesar del
entorno externo por las afectaciones de salud y económica en el país, tuvo un cumplimiento del 85%; permitiendo controlar los
costos-gastos e incluso enfocarse en los rubros de mayor necesidad; aunque no se logró la meta del 1% de rentabilidad, su décit
fue menor al año anterior, por otra parte, el presupuesto garantizó que el ujo de caja pueda cubrir con los obligaciones presentes.
CONCLUSIONES
Culminado el presente trabajo, podemos mencionar que el presupuesto se empleó como una herramienta signicativa en la gestión
nanciera, que permitió a los directivos la toma de decisiones acertada y oportuna considerando la situación nanciera que se
presentaba a lo largo del año. La participación de los directivos de todas las áreas en la elaboración del presupuesto constituyó
un rol fundamental, estableciendo así los recursos necesarios para lograr los objetivos institucionales, se resalta la comunicación,
seguimiento y control adecuado mediante este instrumento para mejorar la gestión nanciera, permitiendo al instituto adaptarse y
mantenerse a las condiciones de un año de conictos y desafíos.
El mínimo crecimiento de los matriculados, que son la principal fuente de ingreso, ocasionado por las situaciones del entorno como
el desempleo de la población entre ellos los estudiantes y sus familiares, las consecuencias propias del Covid-19 en el plano de
salud, así como la incertidumbre en el retorno a la presencialidad; afectó los ingresos operacionales y no operacionales los cuales
presentaron una variación negativa en relación con lo proyectado, motivando que los directivos actúen de manera inmediata, como
la búsqueda de otras fuentes de ingreso mediante cursos de educación continua que pudieran elevar el nivel de ingreso, referente a
los gastos se estableció una extensión de la reducción de sueldos amparándose en la normativa vigente y ajustes en otros rubros que
no afectaron directamente a la operatividad del instituto. Según lo expuesto, se evidencia la forma en que el presupuesto proporcionó
información relevante para tomar decisiones oportunas durante el año 2022.
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Para que un presupuesto logre su objetivo requiere de adecuadas herramientas nancieras que permitan un análisis efectivo, en este
trabajo se analizaron las variaciones de los ingresos y gastos presupuestados con lo ejecutado permitiendo identicar la desviación
y el grado de consecución del cumplimiento del presupuesto; por otro lado, el índice de rentabilidad proyectado, no se logró debido
al décit suscitado, sin embargo, el ujo de caja permitió atender las obligaciones corrientes del instituto.
Finalmente, este análisis permitió identicar la necesidad de buscar otra forma de gestión del presupuesto mediante la creación de
centros de costos para el próximo periodo, con el propósito de dar un seguimiento detallado de los costos asignados por cada carrera
vigente esto permitirá conocer la rentabilidad y el rendimiento de cada una de ellas, proporcionando información valiosa para la
toma de decisiones.
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